Business meeting

Organizacja spotkań biznesowych

Biznes Firma Polecane

Organizacja spotkań biznesowych to codzienność każdego przedsiębiorcy. Od tego, w jaki sposób zaprezentuje on swoją firmę podczas pierwszego spotkania w dużej mierze zależy ostateczny wynik negocjacji. Wizerunek firmy w dużym stopniu wpływa także na dalszą współpracę z poszczególnymi partnerami biznesowymi. Co prawda najważniejszym punktem poszczególnych spotkań biznesowych są udane negocjacje, ale nie bez znaczenia jest także właściwe powitanie gości oraz odpowiednie przyjęcie ich przy stole negocjacyjnym.

Właściwa organizacja spotkań biznesowych

Każde, ważne spotkanie biznesowe trzeba zawsze odpowiednio zaplanować. Warto zawsze pamiętać o tym że pierwsze spotkanie powinno odbywać się w siedzibie firmy.

Organizacja spotkań biznesowych w innym miejscu np. w restauracji może bowiem wzbudzić podejrzenie partnera biznesowego, że właściciel firmy ma coś do ukrycia. Tymczasem zaproszenie ważnego kontrahenta biznesowego do własnego przedsiębiorstwa przedstawia gospodarza jako lidera pewnego siebie oraz osobę o dobrych manierach.

Powitanie – istotny element spotkania biznesowego

Niezwykle ważną rolę odgrywa zawsze właściwe powitanie przybyłych gości. Jeśli zamierzają oni przyjechać samochodem, wówczas chcąc dobrze się zaprezentować warto o tym zdarzeniu poinformować portiernię oraz sekretariat firmy.

Często się jednak zdarza, że kontrahenci przylatują na spotkanie samolotem. Jeśli firmę odwiedza partner biznesowy niższego szczebla, wówczas można na lotnisko wysłać samochód tylko z kierowcą. Niemniej takie rozwiązanie nie wchodzi w grę, jeśli przybywa przedstawiciel wyższej rangi. Taką osobliwość należy bowiem zawsze powitać na dworcu osobiście.

Idealne miejsce na spotkanie biznesowe

Niezwykle ważny jest także wybór idealnego miejsca. Warto pamiętać o tym, że spotkanie z pojedynczym gościem lub niewielką grupą powinno odbywać się w gabinecie prezesa. Z kolei, gdy na spotkanie przybywa więcej osób, wówczas powinno ono odbyć się zawsze w dużej sali konferencyjnej.

Bardzo ważne jest także dobre zaprezentowanie swej firmy na początku spotkania. W tym celu warto omówić posiadaną linię produkcyjną czy też przygotować ciekawą prezentację multimedialną. 

W sali konferencyjnej powinno być zawsze dobrze widoczne logo gospodarza spotkania oraz znajdować się rzutnik, ekran, dostęp do internetu oraz foldery przestawiające ofertę firmy.

Nigdy nie powinno też zabraknąć wizytówek właściciela firmy. Niedopuszczalne jest także wręczenie kontrahentowi pogniecionej wizytówki z z nieaktualnymi danymi. Po zakończonym spotkaniu warto pamiętać o tym, aby schować wizytówkę do swego wizytownika. A jeśli podczas spotkania właściciel firmy chce zanotować ważne informacje, wówczas powinien on posiadać elegancki notes lub czystą kartę papieru.

Jak przyjąć partnera biznesowego przy stole?

Niezwykle ważne jest, aby wszyscy uczestnicy przy stole czuli się wygodnie oraz w pełni komfortowo. W tym celu warto przed rozpoczęciem spotkania na stole negocjacyjnym postawić butelki z zimną wodą mineralną czy innymi napojami i sokami owocowymi.

Jeżeli zamierzamy podczas spotkania podać gościom kawę czy herbatę z termosów, to trzeba pamiętać o tym, aby zaznaczyć w którym pojemniku znajduje się dany napój.Kawa powinna być raczej podana podczas przerwy i nigdy nie powinno zabraknąć drobnych przekąsek czy słodyczy. Podając gorące napoje podczas przerwy można w pełni skutecznie uniknąć zalania telefonów, laptopa czy sporządzonych wcześniej notatek.

Niedopuszczalne jest podawanie jakiegokolwiek alkoholu, bowiem podanie trunków jest postrzegane za nieprofesjonalne oraz bardzo niegrzeczne. Niemniej po pomyślnym sfinalizowaniu negocjacji i podpisaniu umowy dopuszczalne jest podanie lampki szampana.

Przygotowane w tak profesjonalny sposób spotkanie biznesowe potrafi niejednokrotnie zaowocować pomyślną współpracą przez długie lata.

Dodaj komentarz